SharePoint

Elaboração e Execução de Projetos envolvendo SharePoint, AD-RMS, Intranet, GED e ISO9000

A Utilização do SharePoint para o GED

Considerações Iniciais

Anualmente a perda de dados gera um prejuízo de 105 Bilhões de Dólares para os Estados Unidos.
75% das perdas de dados são causadas por discutido dos funcionários.
59% dos ex-funcionários levam informações confidenciais quando saem das empresas.

Proteger a sua empresa contra a perda de informações não é uma opção e sim uma necessidade para as empresas.
Todo ano são criados cerca de 30 Bilhões de documentos no mundo.
Todos os custos envolvidos com estes documentos correspondem a cerca de 15 % da nossa receita anual.
85 % destes documentos criados jamais serão reutilizados.
50 % destes documentos são cópias de outros documentos.
60 % dos documentos arquivados, são obsoletos.
Para cada R$ 1,00 gasto na criação de documentos, gastamos R$ 10,00 na manipulação estes documentos.

Manipular as informações corretamente não é uma opção e sim uma necessidade para todas as empresas.
Suponha que o custo de armazenamento de um documento seja R$ 20,00; então nós gastaremos R$ 120,00 para localizar um documento armazenado em local incorreto e pior ainda; nós gastaremos R$ 220,00 para recriarmos um documento perdido.

Localizar as informações corretamente não é uma opção e sim uma necessidade para todas as empresas.

Visão Geral do GED

Gerenciamento ou Gestão eletrônico de documentos (GED) é uma tecnologia que provê recursos para gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar documentos.
Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web. A capacidade de gerenciar documentos é um recurso indispensável para a Gestão do Conhecimento.
O gerenciamento de documentos controla o ciclo de vida dos documentos em uma organização; como os documentos são criados, revisados, publicados e consumidos; e como eles são, por fim, descartados ou arquivados.
Um sistema de gerenciamento de documentos bem estruturado permite que as informações sejam localizadas e compartilhadas facilmente. O GED possibilita às organizações atenderem as suas responsabilidades legais de armazenamento e retenção de documentos.

Onde se Aplica o GED?

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, por exemplo:
Área de Ensino em geral;
Área de Saúde em geral;
Área de Governamental em geral;
Indústrias em geral;
Bibliotecas digitais;
Empresas de pesquisa;
Escritórios de advocacia;
Empresas de engenharia;
Cartórios;
Seguradoras;
Escritórios de Contabilidade;
Ou seja, o GED é um recurso aplicável em todos os segmentos da sociedade.

As Principais Características do GED

Um sistema GED bem implementado, deve oferecer os seguintes recursos:
Fornecer Formas de manipulação centralizadas para os documentos;
Evitando a perda dos documentos e facilitando a localização dos documentos;
Através da centralização, as cópias de um documento deixarão de existir;
Fornecer uma proteção resistentes às tentativas de acessos não autorizados os documentos;
Proteger os documentos contra qualquer forma de manipulação não autorizada, dentro e fora da rede local da empresa;
Fornecer mecanismos de controle de tempo de acesso aos documentos;
Assim os direitos de acesso de um determinado usuário possuem prazo de validade, podendo ou não serem renovados.
Fornecer mecanismos capazes de auditar a manipulação dos documentos;
O GED é capaz de fornecer relatórios e LOGs detalhados sobre a manipulação dos documentos;
Fornecer mecanismos capazes de auditar a atribuição de permissões de acesso e atributos dos documentos;
O GED é capaz de fornecer relatórios e LOGs detalhados sobre a manipulação das permissões e atributos dos documentos;
Fornecer mecanismos capazes de controlar o ciclo de vida dos documentos;
Controlando o período em que um documento ficará disponível, ou controlando o local de armazenamento deste documento durante as suas várias fases de vida, etc;
Fornecer mecanismos capazes garantir que os documentos contenham as informações mais recentes;
Através de mecanismos de versionamento e de revisões o GED nos garante que sempre estaremos utilizando a versão mais atual de um documento;
Fornecer mecanismos capazes garantir a recuperação de informações antigas;
Através de mecanismos de versionamento e de revisões o GED nos possibilita a restauração de um documento com informações antigas;
Através de mecanismos de backup e Disaster Recovery o GED deve ser capaz de restaurar um documento perdido ou danificado;
Fornecer mecanismos capazes garantir que os documentos controlados possam ser manipulados por vários usuários;
Através do mecanismo de coautoria o GED permite que os documentos possuam mais de 01 autor;
Fornecer mecanismos de Workflow capazes de automatizar todas as ações e tomadas de decisões que afetem as permissões, clico de vida e demais características dos documentos;
O GED fornece Workflows capazes de controlar automaticamente a solicitação por mais permissões de determinados usuário e caso necessário, encaminha estas solicitações aos administradores ou autores;
O GED fornece Workflows capazes de controlar automaticamente a tramitação e o ciclo de vida dos documentos;
Fornecer mecanismo de pesquisa capazes de agilizar e direcionar a procura de documentos que contenham informações específicas;
Através de técnicas de taxonomia e de uma estrutura corporativa de metadados, o GED fornece recursos para que a pesquisa de documentos seja rápida e precisa;

As Vantagens do GED Baseado no Sharepoint

Hoje o Sharepoint se apresenta como uma base sólida para o GED, oferecendo uma solução que permite integrar todos os processos do ciclo de vida da dos documentos de sua empresa.
Com o Sharepoint, os documentos do Microsoft Office podem ser elaborados em um ambiente seguro e controlado, permitindo o gerenciamento de versões.
O SharePoint permite que os aplicativos do Microsoft Office, tais como o Microsoft Excel e o Microsoft Word, sejam usados como ferramentas de edição do GED.

As Normas que regem o GED

A seguir vemos as normas mais importantes sobre o GED:
ISO 2709 Information and documentation — Format for information exchange
ISO 15836 Information and documentation — The Dublin Core metadata element set
ISO 15489 Information and documentation — Records management
ISO 21127 Information and documentation — A reference ontology for the interchange of cultural heritage information
ISO 23950 Information and documentation — Information retrieval (Z39.50) — Application service definition and protocol specification
ISO 10244 Document management — Business process baselining and analysis
ISO 32000 Document management — Portable document format